http://ghid-pentru-bibliotecari.arc-software.ro/doku.php?id=evaluarea-nevoilor-comunitatii

a. Analiza nevoilor comunităţii este o etapă decisivă şi obligatorie în alegerea unui serviciu de bibliotecă. În România decizia implementării unui nou serviciu de bibliotecă se ia adeseori fără o analiză riguroasă a comunităţii căreia i se adresează, informaţiile sunt de cele mai multe ori superficiale şi nu au la bază studii reluate periodic de către bibliotecari sau sociologi.

Este nevoie de o astfel de analiză pentru a folosi cât mai eficient resursele limitate de timp, materiale sau de personal de care dispune o bibliotecă. Pe de altă parte, este necesară ca să oferim publicului servicii utile, care să crească valoarea bibliotecii în rândul comunităţii şi să atragă mai mulţi utilizatori, devenind cu adevărat folositoare.

Această analiză se poate realiza colectând diverse informaţii, legate de profilul comunităţii, identificând partenerii posibili ai bibliotecii şi realizând interviuri cu cei mai importanţi dintre ei. Urmând aceste etape, în final, putem trage concluzii asupra nevoilor comunităţii şi cum poate interveni biblioteca în acoperirea lor prin realizarea de noi servicii. Un formular de lucru pentru stabilirea profilului comunităţii, care poate fi adaptat şi folosit, este prezentat în Anexă. Rezultatul acestei evaluări a profilului comunității va fi o hartă pe care vom marca:

- * profilul socio-profesional al utilizatorilor din zonele deservite de bibliotecă

• - profilul pe vârste al locuitorilor și profilul etnic
• - numărul de şcoli, numărul de elevi, numărul de profesori
• - localizarea și numărul de ONG-uri și instituții locale și câmpul lor de activitate
• - zonele de întâlnire ale diferitelor grupuri (copii, tineret, vârstnici, adulţi etc) dacă ele există
• - orice alte informaţii sunt relevante pentru această etapă

b.Identificarea potenţialilor parteneri şi a grupurilor din comunitate deservite de aceşti parteneri. Colaborarea cu alte organizaţii, voluntari, instituţii de cultură, învăţamânt pentru realizarea de noi servicii devine stringentă. În Polonia, bibliotecile au înţeles că ideile inovatoare de care au nevoie din ce în ce mai mult, pot fi oferite de către organizaţiile neguvernamentale, ele fiind extrem de creative, însă de multe ori lipsite de suficiente mijloace materiale şi oameni cu care să le aplice în practică. Această concluzie a dus la realizarea de parteneriate inovative şi durabile între ONG-uri şi bibliotecile publice.

Reţeaua de unităţi de învăţământ a fost şi este pentru bibliotecile româneşti, indiferent de mărimea lor, un aliat de nădejde. Bibliotecile au sprijinit procesul educaţional, iar profesorii au apelat la bibliotecari pentru realizarea de activităţi complementare materiilor predate în şcoală. Printre partenerii tradiţionali ai bibliotecilor publice putem enumera şi muzeele, arhivele şi Direcţiile Judeţene pentru Cultură şi Patrimoniu Naţional. În plus, bibliotecile trebuie să-şi îndrepte atenţia şi spre alte instituţii de interes public, din sănătate, poliţie, agenţii pentru ocuparea forţei de muncă şi altele. De asemenea, mediul antreprenorial oferă oportunităţi de dezvoltare de noi proiecte pentru comunitate sau de înfiinţare de cluburi şi grupuri cu diverse preocupări care pot fi atrase către bibliotecă. Bibliotecile din comunitățile mici au de obicei posibilități limitate de a stabili parteneriate. Școala, grădinița, primăria și, uneori, biserica pot fi colaboratorii obișnuiți. Mai au opțiunea de a se orienta către ONG-urile sau instituțiile publice cu interes în localitățile respective sau să adere la anumite campanii naţionale sau locale propuse de alte entităţi. Toţi aceşti potenţiali parteneri, la rândul lor, aduc cu ei publicul ţintă cărora li se adresează, sporind numărul celor care frecventează biblioteca şi făcând-o mai vizibilă.

c. După identificarea colaboratorilor care ar putea fi utili în implementarea noului serviciu, se trece la etapa de interviuri cu aceşti viitori parteneri. Interviul va avea ca scop identificarea modului în care biblioteca poate fi de folos grupului ţintă utilizat de potenţialul partener şi nu modul în care partenerul poate fi de folos bibliotecii publice. Dacă partenerul înţelege că biblioteca publică poate ajuta un anumit segment al comunităţii cu care acesta este în legătură, atunci există mari şanse să se finalizeze cooperarea propusă.

d.Proiectarea serviciului este etapa de organizare a noului serviciu şi analiza impactului acestuia în rândul comunităţii. Folosind harta comunităţii realizată la punctul 1, formularul de lucru și interviurile ne putem da seama unde sunt zonele în care biblioteca publică poate să intervină oferind un serviciu necesar unui anume grup țintă. Se poate aprecia care sunt resursele necesare pentru a dezvolta acest nou serviciu, dacă biblioteca le are sau poate face rost de ele. În continuare, se va evalua pregătirea bibliotecarilor în acest context și abilităţile şi cunoştinţele ce trebuie dezvoltate în rândul personalului. Același lucru se va face cu spaţiile și ambientul bibliotecii sau colecţiile care trebuie adaptate în conformitate cu necesităţile publicul țintă şi ale noul serviciu. Trebuie avute în vedere şi situaţiile în care serviciile respective se desfăşoară în afara zidurilor bibliotecii, prin activităţi de tip outreach (extra muros).

e.Monitorizarea şi evaluarea: nu puţine sunt situaţiile în care, după implementarea unui nou serviciu, acesta rulează fără să avem suficiente informaţii asupra utilităţii lui. Acest lucru se întâmplă pentru că de etapa evaluare și analiză care ar trebui să urmeze după clasica etapă de monitorizare nu mai are loc sau este tratată superficial. După o perioadă de şase luni de la punerea în practică a serviciului, putem începe evaluarea acestuia, pentru a se putea vedea care este randamentul (cât de mult foloseşte serviciul şi dacă are un nivel înalt sau scăzut de utilizare, care este părerea utilizatorilor şi a partenerilor etc.).

Evaluarea va determina:

• - Rezultatele obţinute în cadrul serviciului pentru o anumită perioadă (cantitativ şi calitativ);
• - Relevanţa şi eficienţa activităţilor desfăşurate în cadrul serviciului în perioada respectivă;
• - Impactul serviciului asupra beneficiarilor şi grupului ţintă;
• - Durabilitatea serviciului;
• - Punctele forte şi punctele slabe ale serviciului;
• - Concluzii cu privire la serviciul desfășurat și recomandări pentru îmbunătăţirea activităţii viitoare a serviciului.

Metodologia de evaluare poate include următoarele instrumente de evaluare:

• - analiza documentelor relevante (rapoarte de activitate, formularele de evidență statistică zilnică, numărul de utilizări ale serviciului, numărul de informații cerute de beneficiarii acestui serviciu)
• - chestionare de evaluare
• - sondaje de opinie
• - discuţii cu echipa, beneficiarii
• - alte instrumente relevante pentru acel serviciu

Evaluarea se va finaliza printr-un raport, care va conţine analiza datelor calitative şi cantitative obţinute în rezultatul evaluării pentru serviciul în cauză, concluzii şi recomandări pentru serviciul respectiv. De asemenea, este important să ţinem cont de modul în care acest nou serviciu afectează şi desfăşurarea activităţii obişnuite dintr-o bibliotecă: personal dislocat, spaţii dezafectate sau nou amenajate. Analiza impactului serviciului nou de bibliotecă este decisivă pentru continuarea proiectului. În funcţie de rezultatele obţinute se poate continua, îmbunătăţi sau sista livrarea serviciului respectiv. Analiza nevoilor comunităţii, dezvoltarea unui nou serviciu şi evaluarea eficienţei lui constituie împreună un proces ciclic continuu, reluat astfel încât o bibliotecă să ofere în permanenţă doar serviciile necesare cu adevărat comunităţii.

f.Marketingul şi promovarea sunt două aspecte bine stabilite în managementul unui nou serviciu de bibliotecă şi trebuie desemnate persoane care au abilităţi în acest sens. Este importantă comunicarea în interiorul echipei, dar şi în exteriorul ei. După identificarea factorilor cu care trebuie să se păstreze legătura pe durata aplicării serviciului, se stabilesc şi căile prin care se realizează acest lucru.

Un serviciu de bibliotecă oricât ar fi de bine planificat, dacă nu este adus la cunoştinţa celor interesaţi, nu va deveni niciodată eficient. De aceea, se pot utiliza toate mijloacele de informare atât tradiţionale, cât şi specifice mediului online, însă corelate cu posibilităţile de informare utilizate cu predilecţie de grupul ţintă. Nu vom recurge numai la mediul virtual, dacă, de exemplu, dorim să implementăm un serviciu pentru persoanele de vârsta a treia. Prin urmare, bibliotecarii trebuie să stăpânească tehnica creării unui comunicat de presă, să aibă constituită o bază de date de contacte permanent actualizată, să cunoască etapele organizării un eveniment public şi să le folosească cu îndemânare, în funcţie de situaţie. De asemenea, trebuie amintit unul din cele mai puternice instrumente de promovare, cu nenumărate posibilităţi de exprimare, Internetul.

g.Finanţarea este unul din cele mai delicate aspecte atunci când este vorba de servicii pentru public. Acestea se implementează cu eforturi financiare şi, de cele mai multe ori, bibliotecile publice nu deţin fondurile necesare în totalitate. O mare parte din serviciile moderne de bibliotecă se bazează pe utilizarea de echipamente performante, iar acestea sunt costisitoare, pentru altele se investeşte în amenajarea de spaţii special dotate, cum ar fi ludotecile, mediatecile sau laboratoarele de ştiinţe aplicate. Există câteva posibilităţi pe care o bibliotecă publică le are la dispoziţie pentru ca să beneficieze de banii necesari: Alocarea fondurilor necesare din bugetul primit de la administraţia publică în subordinea căreia se află; Folosirea veniturilor proprii respectând prevederile Legii Bibliotecilor (nr. 334 din 31 mai 2002 Republicată), articolul 8, alineatul (6); Identificarea şi aplicarea pentru obţinerea unor finanţări/sponsorizări externe menite să pornească proiectul vizat; Realizarea unor venituri prin implementarea serviciului respectiv, care vor avea ca scop doar auto-finanţarea pe durata funcţionării lui şi nu obţinerea vreunui profit din această activitate.

Iata un mod de abordare a comunităţii, propus de un proiect al colegilor din Canada: maparea comunităţii şi construirea de relaţii.sau cartografierea comunităţii constă în stabilirea, pe o hartă geografică a localităţii, a punctelor de interes cultural sau social sau economic frecventate de categorii de populaţie care nu sunt utilizatori ai bibliotecii. Cu alte cuvinte putem vorbi despre e o tehnică de adunare de informaţii care ne arată cum sunt organizate grupurile locale şi care sunt instituţiile valoroase pentru comunitate. Poate fi de 2 categorii

1. maparea instituţiilor-crearea unui inventar al agentiilor sociale locale şi a tipurilor de servicii oferite
2. maparea socială- arată care sunt valorile preţuite de locuitorii acelei zone,( ceea ce o persoană identifică ca important pentru comunitatea lui).

Această abordare răspunde la o gamă mare de întrebări: cine trăieşte cine lucrează în zonă, ce medii frecventează localnicii, ce servicii şi resurse sunt disponibile în comunitate, ce activităţi sau servicii simt oamenii că ar fi necesare în comunitate.

1. Se defineşte aria geografică şi a segmentul ţintă de instituţii.
2. Se poate descărca iniţial o lista a instituţiilor din bazele de date existente, ca punct de inceput, dar asta nu scuteşte ieşirea pe teren.
3. Plimbare în comunitate şi experimentarea directă e obligatorie.
4. Încearcă să stabileşti întâlniri cu membrii comunităţii.
5. Cere referinţe de la oamenii pe care îi întâlneşti.
6. Se culeg date despre organizaţie şi ce e important pentru membrii ei.
7. Mod de abordare-

Se poate face o programare iniţială, prin discuţii cu persoanele cu autoritate ale grupului respectiv fie în scris , prin prezentarea instituţiei noastre şi a scopurilor noastre .

Cu toate datele adunate se Crează un document , o fişă a instituţiei care trebuie actualizată periodic :
    - Instituţie-nume, adresa, date de contact
-     Persoană de contact- funcţie
-     Ce servicii furnizează pentru comunitate
-     Percepţia bibliotecarului relativ la intâlnire
-     Sugestii de programe comune
-     Posibile parteneriate

Exemple  de grupuri care pot fi abordate.
* ASCO( casa de bătrâni, cantine sociale, centre de zi.)
* Alte asociaţii care oferă servicii sociale pentru categorii defavorizate.
* La sălile de antrenament- contact cu părinţii care supraveghează copii mici.
* Comunităţi minoritare la întâlnirile de grup
* Comunităţi religioase la întâlnirile periodice.
* Lansări de proiecte sau întâlniri periodice ale fundaţiilor si asociaţiilor locale

După ce am ajuns în interiorul instituţiei vizate începe etapa de construire de relaţii.

Crearea de relaţii cu orice tip de comunitate se poate face doar în momentul în care personalul bibliotecii părăseşte clădirea şi se prezintă în spaţii care sunt confortabile membrilor comunităţii.

Intenţia declarată e aceea de a asculta membri ai comunităţii a căror voce de obicei nu e ascultată şi mai ales a grupurilor care se simt izolate de biblioteca tradiţională.

devine mijlocul de conectare între bibliotecă, serviciile ei şi oameni sătui de instituţii de stat si de birocraţie . Se poate afla ce servicii din partea bibliotecii are nevoie comunitatea şi care sunt cele mai eficiente căi de furnizare a acestor servicii.

Pentru a crea relaţii se recomandă:

• Prezenţa regulată în spaţiile de întâlnire identificate anterior, pentru a asculta oamenii.
• Participarea la discuţii de grup- in diverse contexte.
• Asistarea la evenimete şi întâlniri obişnuite.

Exemple de astfel de întâlniri

• aniversări
• comemorări
• lansări de carte, disc, casete
• seri literare, muzicale, etc.
• sedinţe de consiliu la primărie sau în şcoală

Obiectiv pe termen lung- aceste întâlniri să evolueze într-o relaţie bazată pe respect şi încredere. Se poate participa activ la discuţii sau se poate doar asculta.

Unde mergi? Ce să faci? Despre ce să discuţi ? Care e rolul tău ca bibliotecar? Sunt câteva întrebări care au nevoie de răspuns.

1. În urma mapării avem o listă de locuri şi instituţii pe care le putem aborda.Putem alege de acolo.
2. Discută cu liderii grupului pe care doreşti să-l abordezi motivele pentru care eşti acolo. Vezi ce protocoale se aplică prezenţei tale acolo.
3. Se poate să trebuiască să te semnezi la intrare şi la ieşire din instituţie la fiecare vizită.
4. Alţii vor cere ca un un membru al staffului sa fie acolo cand esti cu clientii.
5. Clarifică rolul tău acolo.

Cum spargi gheaţa ?Cum te prezinţi?

• Aduci cărţi în legătură cu activităţile date
• Atenţie cu cărţile pentru a nu fi etichetat doar un furnizor de carte.
• Un ziar local adus şi împrăştiat pe teme de interes local poate fi de impact.
• Profită de oportunităţile de a te alătura unui joc de carti , pauzei de cafea sau de masa, de conversaţiile de grup.
• Interesează-te în prealabil la gazdele reuniunii care sunt temele care aduc acei oameni împreună.
• Începe conversaţii. Veţi vedea dacă oamenii au sau nu chef să vorbească.
• Ex. Fii direct când vorbeşti cu oamenii- intră direct în tema de interes- ex pe un student- Ce abilităţi doreşte sa-şi îmbunătăţească.
• Dacă ieşi de mai multe ori în acelaşi grup , la un moment dat membrii grupului se vor simţi confortabil să împartă informaţii cu tine şi vor lucra cu tine pentru a dezvolta căi prin care biblioteca să ajungă la ei.
• Laşi grupul gazdă să conducă discuţiile, rămânând asupra scopului pentru care eşti acolo: să reprezinţi biblioteca şi să oferi o legătură personală cu biblioteca publică.
• Se recomandă a atitudine prietenoasă dar nu eşti acolo ca sa-ţi faci prieteni.
• Poartă ecusonul de identificare.
• Alocă timp şi hrăneşte relaţiile cu organizaţiile. Vor avea nevoie de timp să dezvolte încredere în bibliotecă înainte să permită intrarea în spaţiul lor şi să colaboreze.
• Fii sensibil la mediul social, economic şi cultural din care provin cei cu care stabileşti relaţiile, dar nu încerca să creezi impresia că eşti de-a lor dacă nu eşti
• Dacă au loc schimbări în echipă şi vine altcineva- trebuie să facem un efort şi să prezentăm personal noul coleg, grupului cu care au fost dezvoltate relaţii.

• Cu încredere- e o provocare să creezi relaţii cu oameni cu care nu ai o experienţă comună- oferă-ţi timp. Fii proactiv . Ai curajul să faci primul pas în a te prezenta.
• Fii atent la felul cum te percepe comunitatea. Reflectează la felul cum ai interacţionat- Am vorbit numai eu? Am avut o atitudine superioară?Am fost ignorat?
• Atenţie la managementul stresului- A aborda persoane cu probleme, poate fi emoţional obositor.Caută să vezi cum poate interveni biblioteca in calitate de instituţie , nu tu ca individ.
• Există limite, nu se abordează evenimente în locaţii private.
• Observaţiile membrilor comunităţii vin din propiul context. Înţelege acel context. Sensibilitatea la context duce la o mai buna înţelegere.
• Fii modest. Membrii comunităţii te vor poziţiona pe loc pe o poziţie de expert. Să nu accepţi rolul de expert.
• Crează relaţii profesionale- bibliotecar-comunitate, nu prietenii.
• Foloseşte imaginaţia, creativitatea şi originalitatea la elaborarea materialelor şi instrumentelor de abordare a problemelor care apar.
• Relaţiile se construiesc după mai multe contacte, după mai multe conversaţii.Deci trebuie conduse conversaţii pe temele de interes, perspectivele, preocupările, nevoile şi dorinţele grupului abordat.
• Ai răbdare . Atenţia grupului abordat se câştigă în timp. Nu vor fi imediat interesaţi de prezenţa ta acolo.

Cunoscând comunitatea şi necesităţile ei poţi face pasul următor, să încerci să planifici activităţi bazate pe nevoile şi problemele descoperite.

1. www.librariesincommunities.ca : Community-Led Libraries Toolkit. Vancouver public Library

Bibliotecile publice mici ar putea obiecta ca acest tip de abordare nu se potriveşte spaţiului lor specific de existenţă.

Pentru bibliotecile publice mici este mai uşor pentru că în cele mai multe cazuri bibliotecarii cunosc personal toată comunitatea cu care lucrează.

Ce pot prelua bibliotecile mici din acest material este modul de construire de relaţii profesionale bibliotecă- comunitate .