Descrierea documentelor. Catalogare

Cunoştinţele prezentate au ca scop familiarizarea catalogatorului începător cu elementele fundamental necesare pentru a practica această meserie.

Notă: Termenii sunt prezentaţi într-o ordine logică şi nu în ordine alfabetică.

DOCUMENT/RESURSĂ – obiect (fizic) - carte, hartă, note muzicale, casete, discuri, documente electronice etc., care se distinge prin conţinutul intelectual şi prin suport

MONOGRAFIE – publicaţie neserială formată dintr-un singur volum sau dintr-un număr finit de volume, apărute în acelaşi timp sau la intervale diferite, conform unui plan prestabilit

RESURSĂ ELECTRONICĂ – resursă al cărui conţinut poate fi consultat cu ajutorul unui computer şi/sau a altor echipamente

RESURSĂ NON-CARTE – în general, material audio-video care nu conţine prioritar text tipărit

RESURSĂ ÎN CONTINUARE - resursă bibliografică apărută pe o perioadă nedeterminată de timp; cuprind: serialele şi resursele integrate în desfăşurare

SERIAL – publicaţie apărută pe o perioadă nedeterminată de timp, la intervale regulate sau neregulate şi care apare în părţi succesive, numerotate sau nenumerotate

RESURSĂ INTEGRATĂ - resursă bibliografică suplimentară sau actualizată care se integrează unui tot. Resursele integrate pot fi finite sau în continuare Ex.: paginile de actualizare şi site-urile Web actualizate

SURSĂ PRINCIPALĂ DE INFORMARE – sursa care conţine cele mai multe date utilizate într-o descriere/înregistrare bibliografică

DGM – termen care arată categoria generală de material căreia îi aparţine documentul/resursa descrisă/înregistrată

CATALOG – set organizat de descrieri sau înregistrări bibliografice ale documentelor/resurselor existente într-una sau mai multe colecţii/biblioteci

DESCRIERE/ÎNREGISTRARE BIBLIOGRAFICĂ – ansamblul datelor bibliografice corepunzătoare unui document sau unei resurse, transcrise pe fişă sau într-un format de înregistrare, respectând standardele în vigoare

CATALOGARE – procesul de descriere/înregistrare a documentelor/resurselor

CATALOGARE ORIGINALĂ – crearea descrierii/înregistrării bibliografice a unui document pentru prima dată

CATALOGARE PARTAJATĂ – prelucrarea partajată a documentelor (toate sau numai parte a acestora), ca urmare a unei înţelegeri la nivel naţional/internaţional

CATALOGARE PRIN COPIERE – copierea înregistrărilor bibliografice, ca urmare a unei înţelegeri în cadrul uni proiect de catalogare partajată

CATALOGARE ÎN PUBLICARE sau CATALOGARE LA SURSĂ (CIP) – descrierea sumară a documentelor/resurselor care urmează să fie publicate

CATALOGARE CENTRALIZATĂ – catalogare pentru un grup de biblioteci, fără contribuţia acelor biblioteci

CATALOGARE DESCRIPTIVĂ – parte a procesului de catalogare care constă în identificarea şi descrierea documentului/resursei, înregistrarea elementelor identificatoare ale documentului în înregistrarea bibliografică, selecţia şi construirea punctelor de acces la document/resursă (cu excepţia punctelor de acces la subiect)

CATALOGARE PE SUBIECTE – indexarea subiectului/-elor abordate de document/resursă prin:

• atribuirea de indici aparţinând unui sistem de clasificare,
• selecţia şi construirea punctelor de acces la subiect/-e

După cerinţele de prelucrare/consultare, documentele/resursele pot fi:

• Monografii (curente, vechi şi rare)
• Resurse în continuare (seriale, resurse integrate)
• Documente non-carte/ Materiale Audio-Video (NBM)
• Materiale Cartografice
• Note Muzicale tipărite
• Resurse Electronice
• Părţi Componente ale acestora.

Pentru o regăsire rapidă şi corectă a documentelor/resurselor catalogatorul trebuie să se bazeze pe reguli internaţionale de catalogare. Ca urmare, acesta trebuie să-şi cunoască instrumentele de lucru şi să fie mereu la curent cu noile abordări.

Instrumentele de lucru fundamentale ale unui catalogator sunt:

• codurile de catalogare – ex. AACR2, coduri naţionale, în curând Codul internaţional de catalogare;
• regulile de catalogare – ex. Principiile de la Paris, Principiile internaţionale de catalogare, aprobate la Frankfurt, 2003 etc.;
• standardele de catalogare (ISBD, FRBR) şi alte standarde conexe (ex. standarde de abrevieri, coduri de limbi şi ţări etc.);
• standardele privind formatele de înregistrare (UNIMARC etc., Unicode).

Folosirea acestor instrumente de lucru uniformizează procedeele de prelucrare, realizează controlul bibliografic, ajută utilizatorul în regăsirea corectă a informaţiei într-un timp convenabil.

După modul de publicare a documentelor/resurselor:

• Descriere/înregistrare pentru documente care apar într-un singur volum;
• Descriere/înregistrare pentru documente care apar în mai multe volume:

1. descriere/înregistrare globală,
2. descriere/înregistrare pe niveluri,
3. descriere/înregistrare volum de volum.

După gradul de completitudine a datelor:

• Descriere/înregistrare completă – cuprinde toate elemnentele bibliografice care identifică documentul/resursa;
• Descriere/înregistrare medie – cuprinde principalele elemente bibliografice care caracterizează documentul/resursa (autor, titlu, ediţie, datele de publicare, colaţiune);
• Descriere/înregistrare prescurtată - cuprinde numai câteva elemente bibliografice care caracterizează documentul/resursa (autor, titlu, ediţie, loc şi an).

După tipul de vedetă (forme autorizate):

• Descriere/înregistrare principală – descriere completă cu vedetă principală de autor sau titlu;
• Descriere/înregistrare secundară/complementară/auxiliară/adăugată – descriere prescurtată la titlu (când vedeta principală este un autor) sau la al 2-lea, al 3-lea … autor (când documentul/resursa este elaborat/-ă de 2 sau mai mulţi autori) ori la alte responsabilităţi care au contribuit la elaborarea documentului/resursei (prefaţator, traducător, redactor, ilustrator etc.).

După suportul descrierii/înregistrării:

• Descriere tradiţională – descriere pe fişe de catalog;
• Descriere/înregistrare în mediu electronic – descriere realizată într-un format de înregistrare (în sistem informatizat).

Standardele de bază după care se ghidează catalogatorul în descrierea/înregistrarea documentelor/resurselor sunt:

• ISBD - Internaţional Standard Bibliographic Description,
• standardele impuse de formatele de înregistrare, atunci când se lucrează în sistem informatizat.

ISBD – urile, Standardele internaţionale pentru descrierile bibliografice - sunt reguli acceptate pe plan internaţional pentru reprezentarea informaţiei descriptive în înregistrările bibliografice. Regulile ISBD se ocupă numai de corpul descrierii/înregistrării şi nu abordează problema vedetelor. ISBD-urile au fost elaborate pe tipuri de documente şi pentru a face trecerea la descrierea mecanizată şi, mai apoi, la cea informatizată.

ISBD (G) : ISBD general

ISBD (A) : ISBD pentru monografii vechi şi rare

ISBD (M) : ISBD pentru monografii curente

ISBD (NBM) : ISBD pentru materiale/resurse non-carte (AV)

ISBD (CM) : ISBD pentru materiale/ resurse cartografice

ISBD (PM) : ISBD pentru publicaţii muzicale tipărite

ISBD (ER) : ISBD pentru resurse electronice

ISBD (CR) : ISBD pentru resurse în continuare

ISBD (CP) : ISBD pentru părţi componente

Structura descrierii/înregistrării cf. ISBD este constituită din 8 zone de informaţii:

1. Zona titlului şi a menţiunilor de responsabilitate
2. Zona ediţiei
3. Zonă datelor specifice anumitor categorii de documente/resurse
4. Zona datelor de publicare/distribuire şi/sau producere fizică
5. Zona descrierii fizice
6. Zona colecţiei (seriei)
7. Zona notelor
8. Zona numărului standard, a modalităţilor de procurare şi a preţului

ISBD menţionează un statut obligatoriu pentru unele elemente bibliografice şi un statut facultativ pentru alte elemente. În mod normal, elementele obligatorii sunt elemente care fac obiectul schimbului de date, pe când unele elemente facultative pot lipsi din înregistrare, acestea nefiind preluate prin schimb.

Sistemul de punctuaţie stipulat de ISBD este foarte riguros, putând fi recunoscut un anumit element dintr-o anumită combinaţie de elemente şi după punctuaţia care-l precede.