Ar fi recomandabil ca acest capitol să fie citit cu formularele statistice completate anii precedenţi în faţă.

Activitatea statistică generală este reglementată prin ORDIN Nr. 2249/4775 din 9 iunie 2009 pentru aprobarea formularelor tipizate generale de bibliotecă PUBLICAT ÎN: MONITORUL OFICIAL NR. 653 din 2 octombrie 2009 EMITENT: MINISTERUL CULTURII, CULTELOR ŞI PATRIMONIULUI NAŢIONAL Nr. 2.249 din 9 iunie 2009 MINISTERUL EDUCAŢIEI, CERCETĂRII ŞI INOVĂRII Nr. 4.775 din 20 august 2009

Documentul oferă un glosar de termeni folosiţi.

caiet-de-evidenta-a-activitatii-de-biblioteca.pdf

Caietul se completează zilnic şi are 12 seturi de pagini, corespunzătoare fiecărei luni a anului. Completarea lui ajută la adunarea datelor statistice privind utilizarea zilnică a colecţiilor, utilizatorii nou inscrisi ai bibliotecii, a frecvenţei zilnice şi a activitaţilor diferite de împrumutul de carte care au loc în biblitoecă.

Se completează zilnic, dimineaţa sau la sfârşitul zilei de lucru prin –

• Numărarea fişelor de împrumut scoase în ziua respectivă (pagina de vizite)
• Prin numărarea fişelor întocmite pentru cititorii nou îscrişi conform cu pagina din caiet.( evidenţa utilizatorilor înscrişi)
• Prin numărarea publicaţiilor împrumutate în ziua respectivă , de pe fişele de împrumut ( evidenţa documentelor difuzate). În timpul numărării se face şi repartiţia documentelor după criteriile solicitate de cele 2 pagini de caiet.
• Marcarea evenimentlor speciale care au avut loc în bibliotecă ( Alte servicii oferite de bibliotecă)

Pare un demers greoi mai ales că în bibliotecile mici totul se realizează manual. Aparenţele înşeală pentru că este vorda de evaluarea doar a catorva fişe zilnic.

Demersul este necesar pentru-

• Completarea cu rapiditate şi acurateţe a rapoartelor de sfârşit de an.
• Caietul este o oglindă a activiţăţii zilnice, memoria personală pierde majoritatea evenimentelor care au avut loc cu 2, 3 luni în urmă.
• În statistica de sfârşit de an se vede cine a completat acest caiet şi cine nu după cât de haotic şi disproporţionat sunt trecute datele.

La încheierea lunii se centralizează datele pentru luna în curs, apoi se face reportul . Reportul este transferat pe primul rand al lunii următoare.La incheierea lunii decembrie avem şi centralizarea activităţii pe întreg anul.

Dezvoltarea în biblioteci a unor noi tipuri de servicii duce şi la creşterea complexităţii formularelor statistice şi chiar la apariţia unor noi formulare.

raport-statistic-anual.pdf-RSA raport-statistic-de-utilizare-a-bibliotecii.pdf

Formularele statistice anuale au mai multe surse de completare:

1. Caietul de evidenţă de care am vorbit mai sus pentru
   • Raportul statistic de utilizare a bibliotecii
   • pentru RSA ( Utilizare şi utilizatori)
   • CULT 1( Capitolul 3 si 4) .
2. Registrul de mişcare a fondurilor(RMF) pentru
   • RSA ( Colecţii, Achiziţii de documnete,eliminări de documnete)
   • CULT1 ( Capitolul 1 şi 2)
3. Date de contabilitate pentru
   • RSA( Venituri şi cheltuieli)
   • Cult 1 ( Capitolul6)

OBSERVAŢII

• Formularele trebuie citite cu atenţie.
• Trebuie înţeleşi toţi termenii .
• Trebuie corelate datele de la un an la altul.
• Trebuie corelate datele de la un formular la altul.
• Trebuie condusă o evidenţă periodică în cadrul bibliotecii
• Datele similare raportate pe tipuri diferite de statistici trebuie să fie aceleaşi.
• Capitolul de venituri şi cheltuieli e totdeauna greşit.
• Valorile ieşirilor şi ale intrărilor trebuie să respecte matematica gestiunii şi să se reflecte în Numărul total de cărţi în Bibliotecă.

Dificultatea noţiunilor transpare din modul în care vin completate formularele statistice. Greşelile care se repetă an de an cu toate corectările şi clarificările care au loc cel puţin o dată pe an şi individual cu fiecare caz in parte, arată gradul de înţelegere diferit.

1. Utilizatori activi- utilizatorii înscrişi în cursul anului de referinţă, cât şi cei care şi-au vizat permisul de intrare în anul de referinţă. Fiecare persoană se numără o singură dată. Numărul utilizatorilor activi nu trebuie confundat cu numărul de vizite (frecvenţa).
2. Utilizatori înscrişi în ultimii 5 ani-pentru bibliotecile publice valabilitatea permisului de intrare este de 5 ani şi se consideră între anii: 2002 - 2006, 2003 - 2007, 2004 - 2008 ş.a.m.d.). Permisul de intrare obţinut la înscriere asigură accesul utilizatorului la oricare dintre punctele de servicii ale bibliotecii: la biblioteca centrală/principală, la filiale, la punctele externe de servicii, la bibliotecile mobile.
3. Frecventa- a devenit o notiune dificila din momentul introducerii numărătorii utilizatorilor de internet in bibliotecile echipate cu IT în programul Biblionet.Tendința ( în bibliotecile mici) este de a număra utilizatorii de internet separat de cei ai bibliotecii, de a nu înscrie în bibliotecă pe cei care utilizează doar calculatoarele, de a nu îi considera utilizatori ai bibliotecii și de a nu-i introduce în frecvență pe participanții la evenimentele culturale organizate de bibliotecă.
4. Livrari de documente electronice-
5. Cărţi tipărite şi electronice-titluri
6. Din 2012 CULT a introdus în formulare Cap.3a. Alte activități specifice desfășurate în biblioteci care corelează logic rândurile 2-6 cu 8-12 și cu cap.4 rândurile 11-15.

Exemplu:

• Am un program educativ pentru copii( Maratomul lecturii)cap.3 rand 3 - care are in desfașurare 8 activități ( intâlniri lunare, monitorizare si premiere)cap.3 rând 9 și în care am regăsit 400 de participanți cap 4. rând 12

Completarea capitolelor înseamnă o planificare și evidență riguroasă a evenimentelor din bibliotecă .În altă ordine de idei , cifrele se vor regăsi în frecvență, și numărul de evenimente din PRobib.

- - -

Domeniul statistic este un domeniu foarte generos care permite interpretarea datelor măsurabile în toate manierele. Matematic se poate studia şi interpreta - evoluţia fondului de publicaţii în ani, structurile procentuale ale colecţiilor, sau ale colecţiilor de carte împrumutată după domenii, indici de achiziţie sau indici de circulaţie a colecţiilor, rata de înnoire a colecţiilor, sau indicii financiari ai instituţiei.

Literatura de specialitate recomandă numeroase măsurători si indicatori pentru evaluarea activitătii (un studiu efectuat ca parte a Planului European pentru Biblioteci în cadrul celui de-al 3-lea Program Cadru al DG-XIII din Comisia Comunitătii Europene propune un instrumentar de analiză si de evaluare format din 47 de măsurători si 52 de indicatori iar un manual despre indicatorii si măsurătorile de performantă alcătuit de King Research Ltd. recomandă 81 de măsurători si 153 de indicatori). Comisia de statistică a ANBPR, studiază activitatea bibliotecilor după 22 de indicatori de performanţă.

Fiind la capitolul biblioteci mici vom prezenta detaliat doar indicii care servesc activităţii acestora.

Un articol foarte bun pe această temă este aici: http://www.bcub.ro/continut/unibib/costoiu.php

Pentru micile biblioteci publice recomandăm ca în rapoartele anuale să folosească următorii indicatori de performanţă:

populatia tintă= toată populaţia pe care o deserveşte biblioteca în cauză.

• indicatorul de frecventă =totalul frecvenţei / numărul zilelor lucrătoare( arată câţi cititori a avut în medie pe zi biblioteca în cauză)
• indicatorul de dotare sau de înzestrare cu carte=nr total de documente în colecţii / populaţia ţintă( arată numărul de cărţi care revine fiecărui cititor din comunitate)
• indicatorul de lectură sau de consultare= nr volume difuzate / nr. utilizatori activi(arată media de cărţi consultate de către un utilizator activ )
• Documente împrumutate / totalul vizitelor= nr de documente consultate la o vizită
• cititori activi ca procent din populaţie(indicele de cuprindere ) = cititori activi/nr populatiei X100
• * indicatorul de circulatie a fondurilor =nr. documente difuzate/nr.documente existente X100 ( procentul din colecţiile bibliotecii care circulă)

• Rata de înnoire a colecţiei=nr exemplare din colecţie/nr de exemplare adăugate colecţiei (arată numărul de ani în care biblioteca , în ritmul acesta de achiziţie îşi va schimba întreaga colecţie)

Exemplu :

Colectii:7966 Documente achiziţionate-439 Utilizatori activi-421 Frecvenţă-1356 Tranzacţii împrumut:3214 Populaţie ţintă:3500, zile lucrate:250

• frecventa medie- 5, 42 cititori/zi
• 2,22 documente pe cap de locuitor, indice de inzestrare cu carte.
• 7,6 documente/ utilizator/an indice de lectură
• 2,3 documente consultate/ vizită
• 12% utilizatori inscrişi ca procent din populaţie
• 40% din colecţii circulă
• 18 ani , rata de înnoire a colecţiei

Indicii astfel calculaţi ar trebui să stea la baza planurilor de dezvoltare si a rapoartelor anuale. Valorile lor ar trebui sa tragă nişte semnale de alarmă si să determine modificări.

Ca să putem avea o idee cum stăm trebuie să comparăm aceste date cu indicii medii pe ţară In anul 2005 indicele mediu al utilizatorilor inscrişi ca procent din populaţie pentru bibliotecile comunale era de 13,77% . Anii 80 indicau un indice convenabil - 30% cititori înscrisi din populaţia deservită pentru bibliotecile comunale. Valoarea pe care o avem in exemplul dat ,12%, este la media pe ţară a anului 2005.

În cazul dat ca exemplu, o medie zilnică de 5-6 utilizatori pe zi este insuficientă,şi nemulţumitoare pentru orice angajator. Trebuie vazut care sunt cauzele şi bibliotecarul poate încerca prin metodele propuse în capitolul de servicii şi animaţie culturală să schimbe lucrurile.

Indicele de lectură mediu pe ţară pentru bibliotecile comunale in acelasi an 2005 era, 11,88 documente/utilizator Anii 80 arătau ca indice de lectură bun pentru bibliotecile comunale, media de 10 documente/utilizator În cazul nostru avem in jur de 7 documente /utilizator.

Faptul că intr-o comună circulă doar 40% din colecţii arată că avem o problemă de organizare a colecţiei sau de structură a colecţiei (adică este învechită şi nu mai prezintă interes).Pentru a găsi soluţii putem să ne uităm în capitolele de organizare a colecţiilor să vedem ce putem îmbunătăţi, să vedem dacă achiziţia respectă normele în vigoare(Vezi capitolul de legislaţie).

Rata de înnoire a colecţiei este în acest caz este destul de bună faţă de media pe ţară a celuiaşi an 2005 , care pentru bibliotecile comunale a fost de 59,45 ani.

Putem imagina un plan pentru exemplul de mai sus.

1. Raportul de activitate. Ca şi periodicitate se completează la sfârşit de an, semestrial, sau trimestrial. Raportul de activitate de sfârşit de an este cel mai important deoarece reprezintă dovada competenţei, a realizărilor profesionale, ajută la monitorizarea progreselor instituţiei şi justifică alocarea resurselor propuse în planul de activitate pentru anul următor şi în planul de buget al bibliotecii. Raportul trebuie să fie clar, concis şi structurat logic cu date care să ateste activitatea depusă. Bibliotecarul este liber să îşi scrie raportul într-o formă dorită dar care să conţină următoarele informaţii.Prezentăm spre exemplu un asemenea document

.Plan de activitate şi Plan de buget

Strategia elaborării unui plan de activitate are în vedere realizarea unor scopuri clar formulate, specificate în misiune şi în obiective. Planul de activitate va fi însoţit de planul de buget care să susţină realizarea activităţilor propuse în planul de activitate. Planul de activitate trebuie să dovedească cunoaşterea profundă a comunităţii deservite cu toate particularităţile ei.

• - diferenţierea strategiei în funcţie de faza de viaţă a bibliotecii (demarare, creştere, maturitate, declin); / discuţie/
• - asigurarea continuităţii elaborării şi aplicării strategiilor şi politicilor;
• - seriozitate în abordarea sistematică a planului propus;
• - flexibilitatea strategiei;
• - identificarea şi luarea în considerare a prognozelor privind mediul în care operează organizatia; / discuţie/

Planul de activitate trebuie să cuprindă în esenţă următoarele componente:

I.Misiunea bibliotecii –răspunde la întrebarea-care este scopul existenţei instituţiei

II. Obiectivele bibliotecii - de două categorii: cuantificabile si necuantificabile. Obiectivele cuantificabile, sunt de fapt indicii care măsoară activitatea de bibliotecă:

• indicele de frecvenţă;
• numărul cititorilor înscrişi /discuţie/
• indicele de circulaţie a colecţiilor.
• indicele de înzestrare cu carte a populaţiei;
• indicele de creştere a colecţiilor
• coeficientului de atragere la lectură din totalul populaţiei
• Estimarea indicilor pentru anul următor trebuie să fie realistă, şi realizabilă şi în concordanţă cu indicii realizaţi în anul precedent.

Cele mai multe obiective din bibliotecă se înscriu în cea de-a doua categorie, obiectivele necuantificabile sau greu cuantificabile. Din această categorie fac parte în special acele obiective legate de satisfacţia cititorilor.

Un prim deziderat obligatoriu de cuprins este informatizarea . Un al doilea este menţinerea serviciilor bibliotecii publice în pas cu explozia informaţională.

III.Expunerea de motive foarte importantă. Face referire la caracteristicile comunităţii, tipuri de beneficiari şi servicii propuse.

IV.Dimensionarea resurselor

V.Fixarea termenelor

Planul de buget pe care îl supunem aprobării ordonatorului de credite

• vizează perioada viitoare din viaţa bibliotecii (un an)
• bibliotecarul trebuie să cunoască bine legea pentru a şti care sunt indicii minimali impuşi la care poate face referire.
• Ex.creşterea colecţiilor, min.50 documente la 1000 de locuitoriart.40 al 12
• Comandarea de imprimate necesare,costuri de perfectionare art 50.
• / exemplu /

Problema resurselor este una dintre cele mai grave pentru biblioteci. Desigur planul de buget propus poate nu va fi aprobat în forma în care îl predăm, dar o prezentare sistematică în aceată succesiune logică ( Raport pe an precedent, Plan de activitate pe an următor, propunere de Plan de buget)are mai multe şanse de a fi aprobată.Arată seriozitatea şi responsabilitatea angajatului,( de fapt manager de bibliotecă) care le întocmeşte.

• impact
• finantare
• supravietuire
• creare de imagine
• obtinere de suport material
• atragere de voluntari
• consolidarea poziţiei în comunitate
• accesare de finanţări externe