EVIDENŢA COLECŢIILOR

Intrarea unei cărţi în bibliotecă , de la achiziţie până la împrumut, impune parcurgerea unui traseu standard, prin care cartea este luată în evidenţele bibliotecii , descrisă şi oferită spre lectură.

Scopul evidenţei este cunoaşterea structurii numerice ( a nr. de u.b.) şi valorice a colecţiei în orice moment.

Evidenţa propriuzisă impune:

• atenţia, corectitudinea, simţul estetic în operaţiile pregătitoare înregistrării documentelor de bibliotecă (preluare de stocuri, ştampilare, )
• cunoaşterea exactă a modului de lucru cu RI şi RMF
• profesionalismul şi rigurozitatea cu care sunt eliminate din evidenţe documentele de bibliotecă selectate.
• respectarea termenelor impuse de lege pentru verificările gestionare.

 
 
  Acte  Obligatorii, unitare, de intrare în fonduri  de ieşire din fonduri  - facturi cu specificaţii  - procese verbale, borderouri ( donaţie, schimb, casare)  - ordin de transfer  - chitanţe 

Unitatea de evidenţă volumul de bibliotecă  cărţi – fiecare exemplar seriale – ziare - anual  reviste - bianual, trimestrial, semestrial, anual 

registru-de-miscare-a-fondului.pdf

• Registrul de mişcare a fondurilor – RMF ( cod 19-1-1)
• evidenţa centralizată a patrimoniului bibliotecii
• 3 părţi –
• intrare - :Fiecare lot de cărţi ( toate cărţile care se găsesc pe acelaşi act însoţitor ) este înregistrat pe un singur rînd în Registrul de Mişcare a fondurilor RMF la parte I intrări .
• An Nr. intrare Data inreg. Provenienta Act insotitor Doc. In stoc Doc. In stoc Inregistrare in RI Inreg. In RI OBS
• Cant. Val De la nr. La nr.
• Pentru rubrica provenienţă se vor folosi sigle- ed…BJ, donaţie.
• Evidenţa stocurilor de publicaţii care intră in bibliotecă ne furnizează date despre ritmicitatea intrărilor în bibliotecă
• Numărul curent din RMF va fi trecut şi pe actul însoţitor.
• La sfîrşitul anului sub ultima înregistrare din RMF la intrări se trage o linie cu altă culoare şi se fac totalurile cantitative şi valorice a tuturor intrărilor din anul respectiv . Acestea se inscriu la Recapitulare pe rândul Intrări în cursul anului.
• ieşire
• Partea a doua contine grupurile de cărti, selectate pentru scoaterea din gestiune.
• Aceste ieşiri propuse trebuie sa fie propuse de bibliotecar, aprobate de primărie şi operate in evidenţele de bibliotecă.
• Ieşirile pot fi făcute la intervale de timp regulate ca urmare a unei reorganizări sau reevaluări periodice a colectiei, sau pot avea loc în urma inventarului de verificare a colecţiei.
• O iesire nu poate fi operată în registre decât dacă a fost aprobată de ordonatorul local de credite- de către primărie.
• Toate u.b.-urile propuse pentru ieşire vor fi trecut pe un borderou care să conţină:
• Nr.crt. Nr. inventar Autor Titlu Editura, an preţ Cota observaţii
• recapitulare III- Partea a treia – Recapitularea
• In fiecare an trebuie făcut bilanţul tuturor operatiunilor care au avut loc in gestiune

( ziare şi reviste )   - evidenţa individuală a serialului până la constituirea volumului de bibliotecă

• Registrul inventar - R I (cod 19-1-2)
• - evidenţă individuală ( înregistrarea fiecărui volum de bibliotecă)
• - inventariere – conservarea descriptivă a documentelor unei colecţii, în general, în ordinea cronologică a achiziţiei
• - registre separate pe tipuri de documente ( cărţi, seriale etc.) REGULI DE COMPLETARE a documentelor de evidenţă
• RMF şi RI sunt documente unice pe bibliotecă
• Paginile RI se numerotează, pe ultima pagină se menţionează numărul acestora şi se pune sigiliul bibliotecii
• În RI numerele de inventar se dau de la 1 la infinit
• Numărul de inventar al documentelor scoase din evidenţe nu se atribuie altor documente  În RMF numerele curente se atribuie de la nr. 1 în fiecare an
• În 3 zile de la recepţia documentelor
• Fiecare element bibliografic în rubrica destinată ( autor, titlu, an …)  Citeţ, fără ştersături, cu cerneală albastră
• Modificările cu culoare roşie
• Prescurtările conform standardelor

RI nu se recopiază, se păstrează în arhivă în starea în care se găsesc

Cadru legal pentru declansare unui inventar. Legea 334/2002 rrepublicată şi reactualizată. Cap.3 art 40.pct 8 Inventariere periodică: a) fondul care cuprinde pînă la 10000 de volume o data la 4 ani. b) fondul care cuprinde intre 10001 si 50000 de vol o data la 6 ani.

Adică o data la 4 ani o bibliotecă mică trebuie să facă un inventar.

Succesiunea operaţiilor în efectuarea inventarierii:

Comisiile pot fi compuse din 3-5 membri. La nivelul comunelor comisiile se aprobă de către consiliile locale. Dacă inventarul se realizează pe motiv de schimbare de gestionar participă la inventariere şi noul bibliotecar. Persoanele care efectuează inventarul sunt : gestionarul, reprezentantul primăriei şi o persoană de obicei cadru didactic de la şcoala comunei respective.

• Întocmirea unui program al inventarierii
• Estimativ zilnic pot fi confruntate in jur de 500 de carţi cu RI .
• Verificarea unui fond de carte sub 10000 de ub,ar trebui să dureze 2 luni cu biblioteca închisă.
• Pregătirea gestiunii pentru acţiunea de verificare-
• Pregătirea documentelor necesare: Registre de inventar, Registrul de mişcare a fondurilor.
• Se anunţă perioada în care biblioteca va fi închisă pentru public
• Se vor recupera cărţile împrumutate.
• Se pregăteşte ştampila care se va aplica pe publicaţii.
• Se va face instruirea celor care fac parte din comisie.

1- Declaraţie de la gestionari dacă au plusuri de gestiune. 2-Confruntarea publicaţiilor cu registrul inventar al bibliotecii , aplicând ştampila pe versoul paginii de titlu, bifând cu cu pastă roşie numărul de inventar pe fişa topografică.( sau în registrul inventar, în bibliotecile mici )

1. Se urmăresc să corespundă :
2. Datele editoriale ale publicaţiei, nr. de inventar, şi preţul publicaţiei.

3. Întocmirea borderoului cu publicaţiile găsite minus , adică pe care nu le-am găsit în raft dar figurează în registrele inventar. Borderoul va cuprinde datele obişnuite: nr. inventar,autor, titlu,loc de apariţie, cota, preţul publicaţiei. Fiecare filă de borderou va avea preţul publicaţiilor totalizat. Borderoul va fi insoţit de un centralizator al tuturor datelor consemnate.

Pentru cei care stăpânesc programul excel, listele se pot face electronic. Avantajul unei liste excel este acela de a putea aranja lista in orice ordine dorim . Pentru intocmirea centralizatorului putem aranja lista dupa autor, alfabetic, si dupa cote. Ordinea finala a borderoului este : ordinea crescătoare a numerelor de inventar . Acest lucru permite scoaterea documentelor eliminate din registrele de inventar cu efort minim.

Observatii: nu se reinventariază fondul de carte cu ocazia inventarelor.

• Inventarul însemnă verificare şi confruntare cu registrele de inventar existente. • Existenţa mai multor numere de inventar pe cărţi arată că ar trebui să avem mai multe seturi de RI după care s-a lucrat in cursul anilor. • Rescriind registrele nu mai putem avea oglinda clară a gestiunii, nu mai putem şti cu exactitate :

• ce carte lipseşte , de când?
• Ce carte a intrat, in ce an prima dată?
• Ce carte a fost scoasă in ce an cu ce proces verbal?

In caz că deja avem o situaţie similară, vom descoperi ultimele registre si numerele de inventar care corespund acestor registre si vom lucra doar după acestea.

Încheierea matematică a inventarului înseamnă, parcurgerea încă o dată a registrelor , numărarea poziţiilor existente bifate şi adunarea valorilor fiecărei poziţii pentru obţinerea datelor finale. Aceste 2 date trebuie să coincidă cu numărul de u.b. şi valoarea de RMF din procesul verbal de începere de inventar.

Valoare carte existentă + valoare cărţi pierdute= Valoare fond din RMF

Numar carte existent+ numar carti pierdute= Numar carti din RMF

6 Următorul pas este întocmirea procesul verbal de final care menţionează: a-componenţa comisiei. b-constatarea plusului şi minusului din gestiune( cu borderourile aferente)- dacă există

Conform Legii 334/2002 personalul din bibliotecile publice care are colecţii cu acces liber, destinate împrumutului la domiciliu, beneficiază de un coeficient anual de 0,3%, scădere din totalul valoric al fondului inventariat, reprezentând pierdere naturală datorată unor cauze ce nu puteau fi înlăturate.

c-Cauzele care au dus la apariţia plusurilor şi minusurilor- daca există aşa ceva.

d.-Propunerile comisiei privind remedierea deficienţelor constatate. - de pe borderourile de la punctul b. 7-După încheierea verificării dacă se constată că unele publicaţii sunt prea degradate pentru a mai rămâne în raft, sau au conţinutul depăşit, vor fi selectate pentru casare. Se vor face borderourile pentru casare.

La încheierea inventarierii fiecare gestiune se va pune în acord cu RMF, cu evidenţa contabilă în termen de 10 zile de la terminarea verificării.

==== METODE ŞI TEHNICI DE VERIFICARE A COLECŢIILOR  ====
 * Model de PLAN DE LUCRU  Cu ocazia inceperii operatiunii de inventariere
* Pe baza dispozitiei nr.____________ si a Legii 334/2002, biblioteca comunala din_____________ a demarat operatiunea de inventariere a fondului de carte  pe data de _____________.
* Conform cu RMF  se verifica existenta unui fond de carte de __________ u.b. in valoare de ___________________ lei
* -S-a stabilit ca ştampila cu care se va ştampila fiecare publicatie verificata va avea forma triunghiulara  si va contine V( an )/ Aceasta ştampila se va aplica la fiecare unitate pe versoul paginii de titlu si pe partea de sus a fiecarei pagini a registrului inventar                                                                
* -Fiecare pozitie gasita in registru va fi bifata cu pix (rosu, verde) cu bifa (simpla, dubla)
* -Confruntarea cartilor cu registrul va dura in perioada_______________
* -Finalizarea inventarului intocmirea borderourilor de casare, lipsuri, alte probleme va avea loc in perioada________________
* 
*  Comisia de inventariere  
  

 ==== Cazuri particulare  si rezolvarea lor    ====
 * Biblioteca a fost ani de zile inchisă şi nu se mai găssc documentele de gestiune
* există 2,3 numere de inventar pe o carte si cateva seturi de registre
* RMFul nu a mai fost condus de ani de zile sau nu exista
* In caz că vă confruntaţi cu o situaţie specială şi nu ştiţi cum să procedaţi contactaţi biroul metodic al biblitoecii judeţene de care aparţineţi.
 Fiecare situaţie trebuie evaluată separat şi văzut cum se ajunge cu minim efort la soluţia optimă.

==== C• Organizarea fondului de carte la raft în aşa fel încât să fie uşor de accesat, după criterii care deservesc nevoile cititorilor. • * Aşezarea sistematic-alfabetică a colecţiilor (uzual)

• • Aşezarea colecţiilor după criterii formale:
•  Aşezarea fixă, cronologică, alfabetică, după limbă, după numărul de inventar ( mai rar utilizate)
•  Aşezarea pe formate. Raţiunea aşezării pe formate a documentelor în depozite este economia de spaţiu, astfel încât să nu se aşeze pe aceeaşi poliţă cărţi de format I şi cărţi de format V. O aşezare pe subiect a acestor documente ar aduna formate diferite pe aceeaşi poliţă. Se practică în bibliotecile care dispun de spaţii mari de depozitare. Spaţiul ce se poate economisi este considerabil.
•  Aşezare pe domenii de interes:
•  Cărţi pentru elevii mici ( de poveşti, de colorat)
•  Cartea de vacanţa
•  Cartea de ştiinţă
•  Cartea pentru gospodine
•  Cartea poliţistă
•  Cartea de aventură
•  Cartea de călătorie
•  Biografiile
•  Oricărui domeniu la modă în anul respectiv i se poate crea un raft. Acest raft se poate desfiinţa odată cu ieşirea temei din modă

Accesul direct la publicaţii - etichetă a bibliotecă moderne

 La Conferinţa IFLA de la Copenhaga , din 1997, se precizează că "Liberul acces la informaţia din biblioteci pentru toţi oamenii"  reprezintă prioritatea nr.1. Accesul neîngrădit la informaţie reprezintă un principiu fundamental al libertăţii intelectuale pe care bibliotecile şi personalul acestora trebuie să-l respecte materializându-l prin achiziţionarea, conservarea şi disponibilizarea unei mari varietăţi de "materiale care să reflecte pluralitatea şi diversitatea societăţii."  

Bibliotecarul are obligaţia de a selecta, a achiziţiona şi a oferi documentele după criterii strict profesionale, liber de constrângeri de ordin politic, moral sau religios, respingând în acelaşi timp orice formă de cenzură.

• În literatura de specialitate se întâlnesc frecvent concepte ca „acces liber“, „acces liber la raft“, „acces direct“, „acces indirect“. Potrivit reglementărilor internaţionale precizate mai sus, accesul în bibliotecă, la raft, la documente este liber. Mediat de bibliotecar, accesul liber devine indirect, iar nemediat de bibliotecar, accesul este direct. De regulă, accesul direct este practicat la rafturile bibliotecii, direct la documente, în spaţii pregătite corespunzătoare. Tendinţa generală în biblioteci este ca partea rezervată depozitelor să fie în scădere, chiar şi în etapa de proiectare şi de construcţie , în favoarea creşterii spaţiilor cu acces direct.